Belangrijke informatie voor standbouwers

Ook voor Horecava 2027 zal Abraxys, onze partner in veiligheid, de standontwerpen namens RAI Amsterdam en Horecava beoordelen en goedkeuren, en daarnaast actief toezicht houden tijdens de opbouw, het evenement en de afbouw. Om de veiligheid en geschiktheid van alle stands te waarborgen, moeten de standontwerpen en gezondheids- en veiligheidsdocumenten worden ingediend bij Abraxys. De deadline voor het indienen van uw standontwerp voor eigen standbouw voor beoordeling en goedkeuring is 1 november 2026.

Abraxys beoordeelt het standontwerp op conformiteit met de standbouwvoorschriften, waaronder de voorgeschreven maximale afmetingen, esthetische richtlijnen en veiligheidseisen. De exposant is verantwoordelijk voor een veilige en correcte uitvoering van de standbouw, inclusief de constructie, montage en het juiste gebruik van materialen, conform het accommodatiereglement. Controleer graag eerst of het standontwerp aan alle voorwaarden voldoet voor een snelle afhandeling.

Stap 1. Dien het standontwerp in door eerste een aantal korte vragen te beantwoorden via deze link. Hiermee kan Abraxys de juiste begeleiding bieden. Daarna ontvang je direct de link om je standontwerp ter goedkeuring in te dienen.

Stap 2.  Dien onderstaande documenten in via het standplan inzendformulier wat je per mail hebt ontvangen van Abraxys. Een complete indiening stelt Abraxys in staat om de plannen tijdig te beoordelen en feedback te geven.

1. Een plattegrond- en aanzichttekening met afmetingen en posities van wanden, kenmerken, grote tentoonstellingen en demonstratiegebieden. Voeg de hoogte van eventuele platforms of verhoogde vloeren toe. Vermeld ook de specificatie van de gebruikte constructiematerialen.
2. Een plattegrond die de locatie (en oriëntatie) van de stand in de tentoonstellingshal toont.
3. Een Risicobeoordelingsformulier. Je kunt het bijgevoegde blanco formulier gebruiken en ter ondersteuning het instructie formulier.  
4. Een Werkmethodeverklaring. Je kunt het bijgevoegde blanco formulier gebruiken en ter ondersteuning het instructie formulier.
5. De betaling voor de inspectie van het standontwerp (SPI-kosten) is van toepassing op alle stands voor eigen standbouw en kan online worden betaald via de beveiligde online winkel van Abraxys in euro’s, de links zijn hieronder: (Let op: het BTW-bedrag wordt van het bedrag afgetrokken wanneer uw EU-BTW-nummer wordt opgenomen).

• Early Bird-tarief voor Standplan controle: € 230,00 / £ 185,00 per stand (geldig tm 27 november 2026).
• Tarief voor Standplan controle: € 360,00 / £ 300,00 per stand (vanaf 28 november 2026 tot de eerste opbouwdag).\
• Toeslag voor complexe constructies: € 490,00 / £ 400,00 per stand.

Start indienen stand ontwerp
Betaallink voor Abraxys €
Betaallink voor complexe constructies € 

Complexe constructies

Indien uw stand als complex wordt aangemerkt, dient u ook constructieberekeningen (in het Engels) aan te leveren. In dat geval kunnen extra kosten worden gerekend voor de verplichte goedkeuring door een onafhankelijk constructeur. Zodra Abraxys dit rapport heeft ontvangen, zal een onafhankelijke structurele ingenieur een secundaire beoordeling uitvoeren en op locatie controleren of de constructie is uitgevoerd volgens het ingenieursrapport. Abraxys coördineert deze tweede beoordeling. Voor deze diensten wordt een extra complexe structuurtoeslag in rekening gebracht, bovenop de SPI-kosten.

Lichtgewicht aluminium modulaire banners of standaard framesystemen met stof/PVC-invulling worden niet als complex beschouwd. Voorbeelden hiervan zijn banners van het type keder, be-matrix en octonorm. Indien aanpassingen worden gedaan, zoals een houten frame of individuele letters/logo’s, wordt de banner als complex beschouwd en zijn extra kosten en inspecties vereist.

Regels met betrekking tot complexe constructies:

Een stand wordt als complex beschouwd indien:

• De constructie hoger is dan 4 meter. (Modulaire systemen, zoals Aluvision, BeMatrix of gelijkwaardige systemen, hoger dan 5 meter.)
• Op maat gemaakte houten/metalen ophangconstructies worden gebruikt, bevestigd aan de ophangpunten van de locatie.
• Meerdere verdiepingen
• Platforms en podia hoger dan 60 mm.

Indien er een Uniforme stand  besteld is via de beursorganisatie hoeft er geen standontwerp ingediend te worden.

Zelfde ontwerp als afgelopen editie?

Waarom worden de Standard SPI Fee en/of Complex Fee ook met hetzelfde standontwerp als afgelopen editie, opnieuw in rekening gebracht?

Ook als een standontwerp niet veranderd lijkt, moet deze voor iedere editie opnieuw worden beoordeeld. Dit is nodig om te controleren of de stand nog voldoet aan de actuele veiligheids- en evenementseisen. Bij de beoordeling kijken we onder andere naar:

• Het standontwerp: We controleren of het ontwerp daadwerkelijk ongewijzigd is en of het voldoet aan de nieuwste regels.
• De standlocatie: Een andere plek op de beursvloer kan gevolgen hebben voor veiligheid, bezoekersstromen en nooduitgangen.
• Standbouwer of leveranciers: Nieuwe partijen moeten opnieuw worden gecontroleerd op technische en veiligheidsvereisten.
• Ondersteuning op locatie: De SPI Fee omvat begeleiding en toezicht tijdens de op- en afbouw van de stand en tijdens beursdagen door de inzet van floormanagers.
• Complexe constructies: Voor complexe stands is een extra constructieve veiligheidscontrole nodig, zowel vooraf als tijdens de opbouw.
• Eerdere constructierapporten: Deze kunnen alleen worden hergebruikt als de constructie exact hetzelfde is. Documentatie moet altijd worden bijgewerkt met de nieuwe standgegevens en evenementdata.

Let op: Abraxys bepaalt uiteindelijk of een eerder constructierapport opnieuw gebruikt mag worden. Als regels, omstandigheden of technische details zijn gewijzigd, kan alsnog een nieuw constructierapport worden vereist.

Uniforme standbouw

Indien je uniforme bouw besteld hebt via de beursorganisatie hoeft er geen standontwerp ingediend te worden.