Bijna 100 sprekers, 8 operationsmanagers, 2 eventmanagers, 7 Corona-managers, 1 brandwacht, 3 beveiligers, 2 gastvrouwen, 2 triage medewerkers, 3 catering medewerkers, 5 webcare medewerkers, 2 stagiaires, 3 marketing dames, 9 sales consultants, 5 IT-ers, 1 showcaller, 2 regisseurs, 22 technici, 6 camjo’s, 2 fotografen, 2 video verslaggevers, 1 Horecava beursmanagers en 1 food domeinmanager hebben de afgelopen maanden en maandag 1 februari tijdens Horecava Limited alles op alles gezet om het allereerste online event van Horecava tot een succes te maken.
Lang hoopten we dat Horecava nog in fysieke vorm door kon gaan, maar toen in oktober de maatregelen rondom Covid weer werden aangescherpt is gezamenlijk besloten dat het niet mogelijk en veilig was.
De maanden daarna werd alles op alles gezet om 4 dagen beurs, waarbij normaal beleven, proeven en inspireren de kernwaarden zijn, in een eendaags online event te vangen. Opeens stonden we voor hele andere uitdagingen dan bij een gewone Horecava: iedereen werkt nog thuis, dus het hele online event werd vanuit huis in elkaar gezet. Alles werd in één van de tientallen meetings besproken, plannen werden gemaakt, opnieuw besproken, aangepast en gepresenteerd aan het bestuur van de RAI.
Iris (Online Content & Community Marketeer) in een vergadering om het design van het online event goed te keuren
Hoe wilden we ons online presenteren? Met net een nieuw platform, was het voor ons een logische stap dat we het online event daarbij wilden laten aansluiten. Ook moest het online event het ‘Horecava-gevoel’ uitstralen. Schetsen van het online event werden gemaakt, feedback gegeven, aanpassingen gemaakt, stresstesten uitgevoerd, deelname opties werden bedacht, concepten getest, de registratie werd opgezet en het programma gevuld.
Ook werden partners betrokken, de studio’s kregen een inrichtingsplan, de dames van operations stelden alles samen qua look & feel en de definitieve datum werd in de agenda’s gezet.
Demi (Sr. Sales Consultant) test thuis de voorloper op de Horecava Tastings
Alles kwam samen
Vanuit huis werkte iedereen in zijn eigen functie aan het online event. Tot daar een week voor het event de opbouw en repetities begonnen. Na maanden thuis werken, mochten we weer mondjesmaat naar de RAI. Iedereen moest door de triage, mondkapjes waren verplicht, de lunch was voorverpakt en je mocht maar een beperkte tijd aanwezig zijn in verband met de hoeveelheid mensen in één ruimte.
Jacky (Operationsmanager en Regisseur) tijdens de repetitie van Horecava Limited
Afgelopen maandag was het dan zo ver en kwam alles samen. 3 Studio’s waren klaar voor gebruik, onze eigen Carlijn (Director Food Horecava), Florentine (Exhibition Manager) en Demi (Sr. Sales Consultant) namen de presentaties op zich bij verschillende sessies en Maarten Wessels praatte in de Lobby de dag aan elkaar.
Fotografie: Jean-Pierre Jans/ANP
Gasten werden ontvangen, de maatregelen werden gewaarborgd, de social media kanalen gevuld, de website bijgehouden en het live programma draaide. De technici werkten in opperste concentratie op 1.5 meter afstand van elkaar of met scheidingswanden naast zich. Alles om het event zo veilig en Covid-proof te laten verlopen.
Astrid (Operationmanager en Regisseur) tussen de opnames door
Het was een volledige tv-productie die werd neergezet om de branche ook in deze tijden te voorzien van kennis en inspiratie. Het was een beleving op vele vlakken, van een fysieke beurs organiseren naar een online event. Hoe doe je dat? Dat heeft het team de afgelopen maanden ontdekt. Met vallen op staan ging het team door. Want Horecava staat voor het verbinden van de branche en dat is juist nu zo belangrijk!
